Mengenal Smart Office dan Keunggulannya Dibandingkan Kantor Biasa

Keunggulan Smart Office-Revolusi Industri 4.0 memberikan banyak perubahan signifikan di berbagai aspek kehidupan manusia. Salah satunya yaitu pengoptimalan ruang kerja konvensional menjadi lebih modern memanfaatkan Internet of Things (IoT), atau yang lebih populer dengan istilah Smart Office.

Internet of Things (IoT) adalah salah satu tren teknologi yang turut berperan menciptakan tren dan inovasi baru yang mengubah cara kerja manusia. Contohnya yaitu penerapan Smart Home, yang disusul kemudian dengan Smart Office.

Trend Smart Office populer setelah konsep smart home atau rumah cerdas menuai apresiasi dari sebagian besar orang. Dilengkapi termostat, lemari es, dan perangkat lain yang terhubung dengan internet, smart home menjelma menjadi rumah impian masa kini dan masa depan.

Pandemi Covid-19 memiliki andil terhadap popularitas smart office. Pemberlakuan pola kerja remote atau Work from Home (WFH) sebagai langkah mengantisipasi penyebaran virus tersebut justru menginspirasi banyak orang untuk bekerja di dalam ruangan yang semua peralatan dan perlengkapannya yang saling terhubung.

Sama seperti Smart Home, peralatan dalam Smart Office juga didesain agar saling terhubung. Namun, smart office didesain lebih dari sekedar menyerupai smart home.

Karena sifatnya yang berfungsi sebagai ruangan untuk bekerja, tentu saja perangkat yang saling terhubung tersebut juga harus mendukung aktivitas kerja.

Mengenal Smart Office

Apa itu Smart Office? Menurut Mahil Jasani, seorang ahli pengembangan web drupal dan juga penulis di situs Excellent Webworld, Kantor Cerdas atau Smart Office adalah ruang kerja yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas dan memberikan kemudahan akses bagi individu yang bekerja di dalam ruang tersebut dengan teknologi optimal.

Ruang kerja cerdas diwujudkan dengan melengkapi ruang kantor dengan alat yang saling terhubung yang memanfaatkan teknologi yang biasa disebut Internet of Things, atau IoT. Sederhananya, IoT adalah kumpulan perangkat yang terhubung ke internet yang bertukar informasi atau data.

Dengan kata lain, kantor cerdas mewakili evolusi berikutnya yaitu menggunakan IoT untuk mendorong produktivitas dengan mengubah tempat kita bekerja.

Contoh Penerapan Smart Office

Sebagaimana layaknya sebuah kantor, smart office dapat didesain semenarik dan selengkap mungkin menyesuaikan kebutuhan untuk mendukung produktivitas kerja.

Berikut adalah beberapa komponen peralatan yang bisa diotomatisasi untuk menciptakan smart office idaman sesuai kebutuhan bekerja.

Pencahayaan Cerdas

Pencahayaan merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam ruangan kantor. Tanpa pencahayaan yang baik, ruangan menjadi suram dan penglihatan menjadi tidak baik. Bahkan ketika sedang berada di depan layar monitor laptop, cahaya yang terang sangat dibutuhkan.

Memanfaatkan smartphone, pemilik kantor bisa memasang aplikasi untuk mengatur pencahayaan berkonsep smart lighting. Contohnya yaitu menghubungkan hub dengan router WiFi, yang memungkinkan pemilik kantor bisa mengontrol ligthing tanpa harus ke ruangan.

Pintu Masuk Cerdas

Pintu kaca otomatis kini juga banyak ditemui di kantor berukuran kecil. Berbeda dengan pintu kaca otomatis di gedung bertingkat dimana hanya dapat dibuka jika ada sensor dan juga menggunakan remote control, di ruangan kantor yang lebih kecil karyawan bisa masuk dengan adanya acces reader yang bisa mengatur berapa orang yang memiliki akses terhadap pintu tersebut melalui nomor PIN.

Pintu kaca berkonsep smart lock ini juga sekaligus memberikan keamanan yang lebih baik untuk mengantisipasi orang-orang yang tidak berkepentingan atau bukan karyawan kantor tersebut agar tidak dapat masuk sesuka hati.

Selain menggunakan acces reader dengan PIN, otomatisasi juga bisa dengan teknologi frekuensi radio pada chip di dalam kartu pengenal karyawan.

Smart Security

Solusi keamanan bisa lebih dari sekedar pengawasan. Memasang kamera pengawas di kantor, Pemilik perusahaan dapat mengelola kamera dari jarak jauh menggunakan perintah suara dan wajah yang terhubung dengan aplikasi dari laptop atau smartphone.

Pelacakan Cerdas

Dengan perangkat penandaan IoT, Anda dapat menemukan perangkat pintar Anda berada di mana saja di kantor dan tidak membuang waktu berjam-jam untuk mencarinya.

Meskipun banyak kantor masih lebih suka menggunakan perangkat milik kantor, hal ini memerlukan pemantauan terus-menerus, dan pelacakan berkemampuan IoT akan membantu Anda menemukan perangkat hanya dalam beberapa detik.

Pelacakan Lingkungan Cerdas

Bagaimana cara kerja mesin dan perangkat? Bagaimana kita tahu jika termostat rusak atau termostat tidak berfungsi? Alat pelacakan lingkungan berbasis IoT bisa mendiagnosis ruang kantor seperti suhu internal dan eksternal, kelembapan, posisi kerja mesin, dan laporan data.

Selain beberapa hal diatas, ada banyak hal lain yang bisa ditambahkan untuk membangun sebuah smart office sesuai dengan kebutuhan pemilik kantor, seperti penyediaan sistem pendingin ruangan yang terotomatisasi dengan aplikasi, hingga pengelolaan data perusahaan dengan cloud computing.

Keuntungan Menggunakan Smart Office

Smart office memiliki beragam keunggulan sehingga ruang kerja konvensional perlahan-lahan ditinggalkan. Masih menurut Mahil Jasani, Internet of Things (IoT) menghubungkan perangkat pintar dan mengurangi alur kerja, menyederhanakan pekerjaan rutin, dan menjadikan lingkungan kerja lebih andal dan nyaman bagi karyawan.

Meskipun investasi untuk membangun dan mengembangkan smart office membutuhkan modal lumayan, namun bila ditinjau dari efisiensi dan efektivitas Smart Office memberikan pengaruh besar terhadap kinerja perusahaan.

Beberapa keunggulan dan keuntungan Smart Office antara lain yaitu:

1. Manajemen kerja yang lebih baik.
2. Mendukung pola kerja remote (work from home/online working).
3. Mengurangi konsumsi energi dan daya.
4. Efisiensi pengeluaran rutin bulanan (listrik, air, petugas keamanan kantor, dan sebagainya).
5. Efisiensi dalam pengawasan.
6. Efektivitas pengelolaan data perusahaan.

Apa Saja Yang Perlu Disediakan Dalam Smart Office?

Bila kita membahas modernisasi kantor, teknologi terkini membantu pengguna dalam melakukan tugas sehari-hari. Teknologi IoT memungkinkan beberapa perangkat di kantor terhubung dengan perangkat pintar, sehingga IoT dapat mengontrolnya.

Namun smart office yang representatif tidak hanya tentang teknologi terkini dan terotomatisasi. Karena ada beberapa komponen pendukung lainnya yang juga harus tersedia di dalam kantor.

Meja Kerja

Keberadaan meja kerja dan kursi kantor adalah hal wajib bagi sebuah perusahaan yang berkantor di wilayah tertentu, bahkan meski telah menerapkan Smart Office sekalipun.

Pemilihan meja kerja juga perlu menyesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan, jumlah tenaga kerja, dan jenis pekerjaan. Ada banyak jenis meja kerja di pasaran, apakah meja kerja yang lapang yang diatasnya bisa menampung laptop, monitor, dan box file sekaligus, atau meja kerja ringkas yang cukup untuk sebuah monitor Pc namun dilengkapi laci untuk papan ketiknya.

Meeting Room

Ruang rapat merupakan salah satu komponen yang perlu ada di dalam kantor, terlepas dari ukuran kantor tersebut. Adanya ruang rapat akan menjadi representasi perusahaan dalam menyusun perencanaan dan mengatur pengelolaan.

Meeting room juga memiliki kesan formal sekaligus memberikan stigma positif terhadap profil perusahaan tersebut kepada publik.

Printer

Printer adalah perangkat yang sangat dibutuhkan bagi operasional kantor perusahaan. Dengan printer, baik manajer maupun karyawan bisa mencetak dokumen-dokumen penting, memperbanyak dokumen, melakukan scanning, hingga mencetak foto.

Ada banyak jenis printer di pasaran, salah satunya yaitu printer Cannon yang tersedia dalam berbagai tipe dan model, mulai dari printer Inkjet hingga Laserjet. Printer Pixma G1737 adalah salah satu printer yang sangat direkomendasikan untuk kantor yang sering berhubungan dengan cetak mencetak foto atau dokumen dalam jumlah banyak, karena printer Cannon yang satu ini memiliki tabung tinta yang besar dan pengisian ulang yang mudah.

Menariknya, untuk mendukung ekosistem Smart Office pemilik kantor juga bisa menggunakan beberapa model printer Cannon yang mendukung remote printing. Cukup menginstal aplikasi di smartphone, printer Cannon bisa dioperasikan untuk mencetak dari jarak jauh.

Jaringan Internet

Internet saat ini menjadi kebutuhan bagi siapa saja, tidak terkecuali perusahaan dan perkantoran. Karena teknologi yang berkenaan dengan Smart Office selalu melibatkan internet, maka perangkat internet harus tersedia di kantor.

Tentu saja jenis internet yang stabil untuk mengelola Smart Office adalah Wi-Fi atau home internet sejenisnya dengan kecepatan akses yang tinggi.

Sofa dan Furniture

Seperti halnya meeting room, sofa dan furniture juga memberikan profil perusahaan. Pemilihan sofa dan pernak-pernik penghias ruangan yang tepat, dapat meningkatkan gairah kerja karyawan serta memberikan daya tarik bagi rekanan yang berkunjung.

Kesimpulan

Smart Office memberikan pengalaman bekerja remote yang menarik dan nyaman, sekaligus solusi jangka panjang untuk memiliki sebuah ruangan kerja yang mudah dikelola.