Manfaat Sistem Manajemen Properti Hotel Berbasis Cloud

Sistem manajemen properti hotel telah mengalami transformasi signifikan dalam beberapa tahun terakhir. Dengan kemajuan teknologi, manajemen properti berbasis cloud menjadi solusi yang semakin populer di industri perhotelan. Sistem ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional hotel, tetapi juga memberikan pengalaman yang lebih baik bagi tamu. Dengan sistem yang lebih terdigitalisasi, industri perhotelan akan mendapatkan berbagai keuntungan dari sisi operasional dan layanan. Ini akan berdampak pada meningkatnya animo publik untuk menginap di hotel terbaik 2025.

Namun, masih banyak pelaku industri yang belum sepenuhnya memahami potensi dan manfaat dari sistem manajemen properti hotel berbasis cloud. Salah satu tantangan utama yang dihadapi hotel adalah mengelola operasional yang kompleks, mulai dari reservasi, check-in, hingga manajemen inventaris. Manajemen properti hotel tradisional seringkali terbatas oleh sistem yang kaku dan kurang fleksibel. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan operasional, ketidakpuasan tamu, dan kerugian finansial. Di sinilah sistem manajemen properti berbasis cloud hadir sebagai solusi yang lebih modern dan efisien.

Untuk memberikan pemahaman mendalam tentang sistem manajemen properti hotel berbasis cloud, komponennya, serta manfaatnya bagi hotel dan tamu, TeknoPlug akan membahas tentang sistem manajemen properti hotel berbasis cloud. Dengan memahami sistem ini, pelaku industri dapat mengambil keputusan yang lebih baik dalam mengadopsi teknologi yang tepat untuk meningkatkan kinerja bisnis mereka.

Apa Itu Sistem Manajemen Properti Hotel?

Sistem manajemen properti (PMS) adalah perangkat lunak yang memfasilitasi manajemen reservasi dan tugas administratif hotel. Fungsi terpentingnya adalah operasi meja depan, reservasi, manajemen saluran, tata graha, manajemen tarif dan hunian, serta pemrosesan pembayaran . Alat yang lebih canggih meliputi CRM, manajemen SDM, manajemen reputasi, dan sebagainya.

PMS hotel menggantikan proses yang memakan waktu dan banyak menggunakan kertas. Saat ini, teknologi PMS hotel telah berkembang jauh. PMS hotel sekarang menjadi sistem operasi bisnis penting yang memungkinkan pelaku bisnis perhotelan memberikan pengalaman tamu yang luar biasa.

Menurut HotelTechReport, 81 persen pelaku bisnis perhotelan percaya bahwa teknologi memainkan peran besar dalam kesuksesan properti. Namun, Adam Harris, CEO Cloudbeds, menyebutkan rendahnya tingkat adopsi teknologi. Meski demikian, hotel-hotel secara bertahap melakukan digitalisasi. Studi Teknologi Penginapan 2024 menunjukkan bahwa hotel mengalokasikan semakin banyak uang untuk memelihara dan menerapkan perangkat lunak: 4,2 persen dari total pendapatan pada tahun 2023, naik dari 4 persen pada tahun 2022 dan 3 persen pada tahun sebelumnya.

Fokus dan kecepatan transformasi digital sangat bergantung pada ukuran bisnis. Sementara properti yang lebih kecil memulai dengan hati-hati dengan mengotomatiskan proses reservasi dan menyederhanakan pembayaran. sistem manajemen properti merupakan tulang punggung infrastruktur teknologi hotel, sehingga 86 persen pelaku bisnis perhotelan melaporkan bahwa PMS merupakan bantuan terbesar mereka, diikuti oleh sistem manajemen pendapatan dan pengelola saluran.

Sistem manajemen properti modern menggabungkan beberapa lingkungan kerja dalam satu perangkat lunak. Bergantung pada penyedianya, kombinasi modul dan fungsinya dapat bervariasi. Selain itu, beberapa vendor menjual sistem mereka sebagai komponen terpisah yang dapat diintegrasikan dengan solusi yang sudah ada yang digunakan oleh hotel.

Mengenal Sistem Manajemen Properti Hotel Dengan Teknologi Cloud

Dengan teknologi yang mengubah cara hotel berinteraksi dengan tamu dan memenuhi kebutuhan mereka yang terus berkembang, PMS hotel adalah salah satu solusi terpenting yang dimanfaatkan oleh para pelaku bisnis perhotelan.

Ada tiga jenis PMS hotel, yang paling populer dan berkembang pesat adalah yang berbasis cloud karena banyak manfaatnya.

Sistem manajemen properti berbasis cloud adalah aplikasi perangkat lunak berbasis web yang memungkinkan manajer properti untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan operasi hotel dan tugas-tugas administratif. Perangkat lunak ini mengotomatiskan operasi dan tugas resepsionis dan back-office seperti reservasi, tata graha, tarif dan ketersediaan kamar, laporan dan analitik, penagihan dan pembuatan faktur, dan masih banyak lagi.

Disebut sistem berbasis cloud karena sistem ini menggunakan layanan cloud untuk mengelola database dan aplikasinya serta dihosting dari jarak jauh, biasanya pada server milik penyedia pihak ketiga, dan diakses menggunakan koneksi internet. Layanan pencadangan dan pemulihan dalam PMS berbasis cloud dikelola oleh penyedia layanan.

Perangkat lunak ini banyak digunakan oleh jaringan hotel dan resor global, persewaan liburan, dan akomodasi lainnya. Ini disebabkan karena PMS dalam industri perhotelan sangat penting.

Apa Perbedaan PMS Cloud dan PMS Lokal?

Berikut ini adalah perbedaan antara PMS lokal dan PMS berbasis cloud ditinjau dari beberapa parameter.

1. Penyebaran: Perangkat lunak berbasis cloud disebarkan melalui internet, sehingga koneksi internet yang andal menjadi suatu keharusan. Data sistem disimpan di pusat data penyedia layanan dan diakses oleh hotel menggunakan login yang aman. Pada PMS lokal, perangkat lunak diinstal secara fisik pada setiap komputer yang memerlukan akses, lalu Data disimpan pada server yang berlokasi di lokasi, sehingga pemeliharaan dan keamanan perangkat keras menjadi tanggung jawab properti.
2. Keamanan Data: Keamanan data PMS hotel berbasis cloud menjadi tanggung jawab vendor karena data disimpan di lokasi mereka. Sementara PMS lokal atau di tempat, hotel perlu menjaga keamanan data. Berbagai tindakan seperti pemasangan firewall, program anti-virus, pembatasan akses ruang server, dan lainnya, dapat membantu dalam menjaga keamanan data.
3. Integrasi: PMS hotel berbasis cloud menawarkan integrasi mudah dengan sistem dan perangkat lunak hotel baru dan lama seperti manajer pendapatan, manajer saluran, dll. Standar web umum dan API terbuka memfasilitasi integrasi. Sedangkan PMS lokal dapat diintegrasikan dengan beberapa sistem seperti sistem titik penjualan, perangkat lunak akuntansi panggilan, dll., namun, ini merupakan proses rumit yang melibatkan pekerjaan teknis yang dilakukan secara manual dan perangkat keras tambahan.
4. Aksesibilitas: Pada PMS Hotel berbasis Cloud, akses dapat diperoleh melalui login aman dari ponsel pintar atau komputer yang terhubung ke internet. PMS berbasis cloud juga dapat diakses dari jarak jauh. Sedangkan PMS lokal, akses dibatasi pada komputer yang telah menginstal perangkat lunak berlisensi. Instalasi pada terminal baru atau komputer tambahan dikenakan biaya tambahan.
5. Pemeliharaan: Pada Sistem Manajemen Properti Hotel Berbasis Cloud, penyedia layanan mengurus pemeliharaan dan pembaruan sistem. Kebalikannya dengan PMS lokal, properti harus memelihara perangkat keras dan mengelola pembaruan. Setiap mesin perlu diperbarui secara terpisah.

Manfaat dan Keuntungan Sistem Manajemen Properti Hotel Berbasis Cloud

Sistem manajemen properti hotel (PMS) memungkinkan pengelola hotel mengelola properti mereka secara efisien dari sistem terpusat kapan saja dan dari mana saja. Dengan menyederhanakan tugas sehari-hari, hotel mencapai efisiensi operasional, mengurangi biaya, meningkatkan pendapatan, dan meningkatkan pengalaman tamu.

Dan sistem manajemen properti berbasis cloud memungkinkan hotel mencapai semua itu melalui perangkat lunak yang aman, andal, dan mudah dirawat. Seorang pemilik hotel mengelola seluruh properti, dan jika diperlukan, beberapa properti dari satu dasbor dan bagian mana pun di dunia dengan koneksi internet yang andal, menjadikan perangkat lunak ini sebagai produk revolusioner untuk industri perhotelan.

1. Penghematan biaya dan waktu

Sistem manajemen properti berbasis cloud biasanya hadir dengan model harga berlangganan dengan siklus bulanan, triwulanan, atau tahunan. Tidak perlu membayar sejumlah besar uang sebagai biaya awal untuk perangkat keras, perangkat lunak, instalasi, penyesuaian, dan lainnya.

Tidak perlu pula memperoleh lisensi untuk tiap mesin dan pengguna, untuk menanggung biaya pemeliharaan berulang yang digunakan untuk dukungan dan peningkatan, serta untuk membuat ketentuan keamanan tambahan.

Hal ini menjadikan sistem berbasis cloud sebagai pilihan yang hemat biaya dan jauh lebih cepat untuk diterapkan dibandingkan dengan PMS lokal yang bisa memakan waktu berbulan-bulan untuk disiapkan dengan pemasangan sistem yang rumit di lokasi dan membutuhkan biaya awal yang besar. Dengan demikian, sistem manajemen properti berbasis cloud memiliki biaya operasional, belanja modal, belanja TI yang lebih rendah, dan memfasilitasi implementasi yang lebih cepat, serta menghasilkan peningkatan pendapatan.

2. Keamanan data yang ditingkatkan

Sistem manajemen properti berbasis cloud memungkinkan Anda mengaksesnya dari jarak jauh, yang hanya mungkin dilakukan karena data tidak disimpan di lokasi, melainkan di lokasi vendor atau beberapa pusat data. Hal ini menjadikan data dan keamanannya menjadi tanggung jawab vendor, bukan properti.

Selain itu, karena data dihosting di beberapa pusat data atau lokasi tertutup, bahkan jika terjadi insiden di salah satu pusat, data dan sistem hotel akan tetap aman dan terlindungi. Sementara dengan PMS lokal, hotel bertanggung jawab atas keamanan data dengan semua sistem dan perangkat lunak yang terpasang di tempat. Jika ruang server dapat dibobol atau terbakar, baik hotel maupun tamu akan menanggung kerugian.

Dengan demikian, investasi dalam PMS berbasis cloud tidak hanya berarti efisiensi operasional dan optimalisasi pendapatan tetapi juga memastikan bahwa Anda memiliki infrastruktur TI yang aman tanpa melakukan investasi besar di dalamnya.

Vendor berbasis cloud juga menyediakan beberapa fitur keamanan dasar termasuk kontrol akses, enkripsi, pencadangan data, kepatuhan. Lebih jauh lagi, PMS tertentu yang berbasis cloud juga menawarkan fitur keamanan tingkat lanjut seperti autentikasi dua faktor, enkripsi data saat dikirim, dan lain-lain.

3. Perangkat lunak dan dukungan terbaru

Sistem lokal biasanya memiliki siklus pengembangan yang lebih panjang dan panjang dibandingkan dengan sistem berbasis cloud dan karenanya memerlukan peningkatan yang lebih mahal agar tetap mutakhir. Selain itu, hotel perlu memperbaruinya di setiap mesin tempat perangkat lunak digunakan.

Namun, dengan sistem manajemen properti berbasis cloud, hotel selalu memanfaatkan versi perangkat lunak terbaru. Pembaruan dilakukan secara berkala, diterapkan secara instan, dan termasuk dalam harga langganan atau gratis. Tanggung jawab untuk memelihara dan memperbarui sistem berada di tangan vendor. Agar bisnis dapat terus berjalan, mereka memastikan bahwa klien mereka mendapatkan fitur dan fungsi terbaru dan tercanggih.

4. Integrasi lebih mudah dengan sistem lain

Dengan sistem manajemen properti berbasis cloud, integrasi dengan sistem dan perangkat lunak hotel lama atau lainnya seperti channel manager, revenue manager, dan sebagainy lebih mudah dibandingkan dengan PMS hotel lokal. Ini adalah salah satu manfaat terbesar PMS berbasis cloud. Staf hotel dapat mengakses semua data yang relevan. Wawasan dan analitik, dari dasbor terpusat, memastikan konektivitas yang lebih baik dan koordinasi yang lebih baik antara berbagai departemen dan sistem hotel utama.

Dengan sistem on-premise, integrasi PMS dengan sistem hotel yang sudah ada merupakan proses yang panjang, memakan waktu, dan melelahkan. Dengan PMS hotel berbasis cloud, Anda dapat berintegrasi dengan layanan eksternal untuk meningkatkan pemesanan dan profitabilitas serta mengelola operasi back-office seperti penagihan dan penggajian secara efisien.

Selain itu, integrasi yang mudah antara sistem lama dan pihak ketiga dengan PMS hotel berbasis cloud juga menghemat waktu dan biaya hotel untuk memasang perangkat keras tambahan atau mempekerjakan staf TI tambahan untuk sistem yang berbeda, jika terjadi ketidakcocokan.

5. Peningkatan konektivitas dan efisiensi

Karena sistem manajemen properti berbasis cloud menawarkan integrasi yang mudah dan lancar dengan sistem dan alat hotel utama lainnya seperti manajer saluran , CRM, RMS, dll., hal ini memfasilitasi konektivitas dan efisiensi operasional yang lebih baik.

Para pelaku bisnis perhotelan dapat mengakses data tamu , informasi pemesanan dan reservasi, dan data bisnis relevan lainnya, yang semuanya diperbarui secara real time pada platform terpusat, dari perangkat dan lokasi mana pun. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat namun tepat dan proses yang efisien sehingga menghasilkan tindakan yang efisien.

Dengan PMS hotel berbasis cloud, operasi hotel untuk beberapa properti dapat dikelola dengan mudah hanya dengan beberapa klik pada dasbor terpusat, memastikan koordinasi dan efisiensi yang lebih baik di semua properti.

6. Skalabilitas yang lebih besar

PMS lokal bukanlah teknologi yang mudah ditingkatkan skalanya. Untuk meningkatkan skalanya, hotel harus berinvestasi pada perangkat keras, server, lisensi tambahan, dan lainnya, menanggung biaya pemasangan, dan mungkin harus mempekerjakan staf TI tambahan untuk mengelolanya.

Namun, dengan sistem manajemen properti berbasis cloud, hotel dapat memperluas bisnis atau operasinya tanpa perlu mengkhawatirkan biaya infrastruktur terkait atau merekrut staf atau tim IT yang lebih terlatih. Bahkan jika sebuah hotel ingin mengurangi skala usahanya, fleksibilitas sistem manajemen properti hotel berbasis cloud memungkinkan Anda melakukannya dengan mudah. Teknologi ini memungkinkan Anda untuk menggunakan sumber daya TI yang tepat dan menghemat biaya, waktu pertumbuhan, serta musim sepi.

7. Lebih mudah digunakan

Sistem manajemen properti berbasis cloud lebih mudah digunakan karena manajemen hotel dapat dilakukan melalui perangkat pilihan. Selain itu, proses pelatihan juga tidak memerlukan jam kerja khusus atau investasi yang panjang. Sistem ini dirancang untuk memberikan kinerja yang mudah dan cepat di tengah semua kekacauan hotel.

Jika terjadi masalah atau kendala dengan perangkat lunak, hotel dengan PMS berbasis cloud tidak perlu khawatir karena kode sumber untuk seluruh program ada di cloud, dan staf pendukung yang terlatih dapat menyelidiki masalah dan memperbaikinya dari jarak jauh. Hal ini tidak berlaku untuk PMS lokal atau lokal yang memerlukan kunjungan staf TI untuk menyelesaikan masalah.

Lebih jauh lagi, perangkat lunak berbasis cloud sering diperbarui untuk memastikan semua bug diperbaiki, dan fitur serta fungsi ditingkatkan demi efisiensi lebih tinggi dan lebih sedikit masalah.

Manfaat Cloud Property Management System Bagi Tamu Hotel

Sistem manajemen properti hotel berbasis cloud tidak hanya mempermudah hotel untuk mengelola berbagai aspek operasionalnya dengan lebih efisien, namun juga memberikan banyak keuntungan bagi tamu.

Berikut adalah 10 manfaat utama bagi tamu hotel yang menggunakan sistem manajemen berbasis cloud.

1. Kemudahan Pemesanan Secara Online. Sistem manajemen properti hotel berbasis cloud memungkinkan tamu untuk melakukan pemesanan hotel dengan lebih cepat dan mudah melalui situs web atau aplikasi hotel. Proses ini bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja tanpa harus menghubungi resepsionis langsung. Aplikasi ini juga memungkinkan tamu untuk memesan kamar dengan harga yang lebih transparan dan promosi hotel yang sering tersedia melalui sistem ini. Pengalaman pemesanan yang mulus ini tentu mempermudah tamu yang menginginkan kenyamanan.
2. Check-in dan Check-out Lebih Cepat. Dengan sistem manajemen properti hotel berbasis cloud, proses check-in dan check-out menjadi lebih cepat dan efisien. Tamu bisa melakukan check-in secara online sebelum kedatangan mereka, yang memungkinkan mereka untuk langsung menuju kamar tanpa harus menunggu lama di resepsionis. Begitu juga dengan check-out, tamu cukup menggunakan perangkat mereka untuk menyelesaikan pembayaran dan proses check-out tanpa harus mengantri di meja resepsionis.
3. Akses Kamar Digital. Sistem berbasis cloud memungkinkan hotel untuk menawarkan akses kamar digital, yang memungkinkan tamu untuk membuka pintu kamar mereka menggunakan smartphone atau aplikasi khusus, tanpa perlu membawa kunci fisik. Hal ini meningkatkan kenyamanan tamu dan memberikan pengalaman yang lebih modern dan praktis, mengingat banyak orang sekarang lebih memilih teknologi tanpa sentuhan langsung.
4. Personalisasi Pengalaman Tamu. Dengan data yang terintegrasi dalam sistem manajemen properti hotel, hotel dapat mengakses riwayat preferensi tamu dan memberikan layanan yang lebih personal, seperti pilihan kamar sesuai preferensi atau permintaan khusus yang lebih cepat dipenuhi. Sistem ini memungkinkan hotel untuk menawarkan pengalaman yang lebih disesuaikan, meningkatkan kepuasan tamu dan membuat mereka merasa lebih dihargai.
5. Kemudahan Pembayaran. Sistem manajemen properti hotel berbasis cloud sering kali terintegrasi dengan berbagai metode pembayaran digital, seperti kartu kredit, dompet digital, dan transfer bank. Tamu dapat melakukan pembayaran secara online dengan mudah tanpa perlu berurusan dengan pembayaran di tempat. Fitur ini meningkatkan kenyamanan dan efisiensi, serta mengurangi kemungkinan kesalahan saat melakukan transaksi.
6. Transparansi Harga dan Pembayaran. Dengan sistem ini, tamu dapat melihat detail biaya dan harga kamar secara transparan sebelum melakukan pemesanan atau check-out. Tidak ada lagi biaya tersembunyi atau kejutan dalam pembayaran, karena semua biaya yang terkait dengan penginapan ditampilkan dengan jelas. Hal ini meningkatkan kepercayaan tamu terhadap hotel dan mengurangi potensi kebingungan atau ketidakpuasan terkait biaya yang dikenakan.
7. Akses ke Fasilitas Hotel Secara Real-time. Tamu dapat mengakses informasi mengenai fasilitas hotel secara real-time melalui aplikasi yang terhubung dengan sistem manajemen properti hotel. Mereka bisa mengecek ketersediaan spa, restoran, gym, dan layanan lainnya dengan mudah, serta melakukan reservasi atau pemesanan tanpa harus menghubungi staf hotel. Ini memberikan fleksibilitas lebih bagi tamu untuk merencanakan kegiatan mereka dengan lebih efisien.
8. Pemberitahuan dan Notifikasi Secara Otomatis. Sistem manajemen berbasis cloud dapat mengirimkan notifikasi otomatis kepada tamu, seperti pemberitahuan tentang pemesanan yang berhasil, penawaran spesial, atau perubahan pada waktu check-in. Pemberitahuan ini juga dapat berfungsi untuk mengingatkan tamu tentang waktu check-out atau fasilitas yang tersedia di hotel. Dengan cara ini, tamu selalu mendapatkan informasi yang tepat waktu dan relevan.
9. Pengelolaan Keluhan dan Permintaan Lebih Cepat. Melalui sistem manajemen properti hotel, tamu dapat mengirimkan keluhan atau permintaan khusus secara langsung melalui aplikasi atau portal digital. Hotel dapat merespon dengan cepat dan efisien, memastikan bahwa masalah yang dihadapi tamu ditangani segera. Hal ini mengurangi ketegangan atau kekecewaan yang sering muncul dari masalah layanan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
10. Integrasi dengan Layanan Pihak Ketiga. Hotel yang menggunakan sistem manajemen properti hotel berbasis cloud sering kali mengintegrasikan layanan pihak ketiga, seperti aplikasi transportasi, layanan makanan, atau layanan hiburan. Tamu dapat dengan mudah mengakses layanan ini melalui aplikasi hotel, menjadikan pengalaman mereka lebih lengkap dan praktis. Integrasi ini memberikan kemudahan bagi tamu untuk merencanakan dan menikmati perjalanan mereka dengan lebih terorganisir.

Dengan begitu banyak manfaatnya, tidak mengherankan jika masa depan pm hotel tampak begitu menjanjikan.